Manuel de Procédure et Règlement Intérieur

1. MISSION DE L’INSTITUTION

La mission de l’ISTEMS est de former les ressources humaines de qualité au Cameroun et de contribuer autant que possible à leurs insertions professionnelles soit en facilitant leur absorption par les entreprises demandeurs ou encore la promotion de leur auto-emploi par l’entrepreneuriat.

Pour remplir pleinement cette noble mission, le promoteur de l’ISTEMS en la personne du Dr Bertrand EBOGO et son équipe managériale se sont fixés quelques objectifs spécifiques à savoir :

• Mettre à la disposition du publique une offre de formation plus adaptée et évolutive, en phase avec les besoins de santé et appliquant des règles de la pédagogie moderne

 (Autoformation, visioconférences) permettant d’atteindre le maximum de personnes ;

• Mettre à la disposition des apprenants un personnel enseignant de qualité et hautement expérimenté qui saura allier enseignements théoriques et pratiques ;

• Mettre à la disposition des apprenants et des enseignants, un matériel didactique haut de gamme, des locaux à la dimension de la vision du promoteur ;

• Mettre à la disposition du personnel permanent un cadre de travail idéal et les ressources nécessaires à l’accomplissement de leurs missions ;

• Disposer des partenariats stratégiques avec les FOSA, les universités amies, les établissements financiers dans le but d’améliorer sans cesse l’offre de formation et les conditions de travail ;
• De disposer des effectifs conséquents

1. ÉLEMENTS DE PERFORMANCE

• La philosophie

La philosophie de l’ISTEMS est de contribuer à la formation des ressources humaine de santé où les valeurs d’humanisme, de charité et du bien commun seront toujours le centre de leurs préoccupations.

• La vision

La vision de l’ISTEMS est de devenir un centre d’excellence pour la formation professionnalisée des ressources humaines en santé, reconnu pour la compétence de ses enseignants, la qualité de ses programmes, la discipline de ses étudiants, la responsabilité de son personnel et sa crédibilité auprès de toutes les parties prenantes.

• Les valeurs

• Compétences : pour l’ISTEMS, la compétence est la capacité de disposer desconnaissances et aptitudes requises pour assurer la meilleure formation possible des ressources humaines de la santé ;

• Qualité : la qualité à l’ISTEMS est obtenue dans le contenu des programmes deformation afin de garantir la réputation de l’Ecole et de ses diplômés ;

• Discipline : la discipline l’ISTEMS sera tributaire du sérieux de son personnel à œuvrerau quotidien pour l’atteinte des objectifs ; elle est reflétée dans les milieux professionnels qui accueillent les étudiants de l’Ecole après leur formation ou pendant les stages ;

• Responsabilité : A l’ISTEMS, la responsabilité tient de la disponibilité pour le serviceet de l’engagement pour l’amélioration continue ;

• Crédibilité : la crédibilité de l’ISTEMS est assurée à travers sa performance et sesrelations avec ses partenaires ;

• Intégrité : l’intégrité, à laquelle se couple la loyauté, est démontrée en toutescirconstances dans les pratiques et décisions au sein de l’Institution ;

• Engagement : toutes les parties prenantes de l’ISTEMSs’engagent à maintenir le sens du bien commun et les bonnes pratiques qui facilitent les relations interpersonnelles ;

• Respect de la dignité humaine : dans le respect de la dignité humaine, l’ISTEMS placel’étudiant au cœur de sa mission pour l’insérer dans une logique qui intègre l’amour, le respect de la vie et la solidarité ;

• Justice : à l’ISTEMS, la justice est démontrée dans le respect des intérêts des étudiants,des enseignants et des personnels en vue de la promotion de l’homme.

CODES DE CONDUITE

INTRODUCTION

A l’intention du personnel expatrié :  Toutes les mesures de l’ISTEMS sont applicables au personnel expatrié venu de l’étranger (“les expatriés) dans le cadre du soutien aux activités de l’ISTEMS, sauf si ces mesures visent expressément des employés ayant un statut de Diplomate ou si elles sont en dictée par les service Consulaires du pays d’origine. Auquel cas, l’ISTEMS se réserve le droit de rapatrier ou d’annuler l’autorisation de voyager audit expert si les termes de références ou objectifs de voyage sont contraire aux lois locales.

Les recrues non Camerounais pourraient trouver des différences ou des contradictions entre les codes de conduite spécifiés ci-dessous et les codes déontologiques ou Ethiques de leur pays d’origine mais devront se conformer à la réglementation locale.  Si ces différences donnent lieu à des interprétations, le Fondateur en collaboration avec la cellule Juridique et les Ressources Humaines prendront les décisions idoines.

A l’intention des recrues locales : Les codes de conduite standard suivants devraient être modifiés en cas de besoin pour être en conformité avec la loi locale avant leur application à toutes les personnes recrutées localement.

Les codes de conduite doivent être accessibles à tous les membres du personnel, traduits dans les langues officielles et tout nouvel employé devrait nécessairement bénéficier d’une orientation relativement à ces codes avant la signature de son contrat de travail.

III.1 CONFLIT D’INTERET

GENERALITES

L’ISTEMS reste respectueux des droits de ses employés quant à leurs activités personnelles en dehors de l’ISTEMS et qui ne sont pas incompatibles avec les directives de l’ISTEMS. Les employés sont tenus cependant de s’abstenir de toute activité susceptible d’influencer négativement sur l’ISTEMS ou sur son rendement ou sa réputation.

Le personnel de l’ISTEMS est tenu de promouvoir les intérêts de l’ISTEMS et de s’abstenir d’utiliser leur position au sein de la structure pour se faire des revenus supplémentaires, directement ou indirectement, d’obtenir d’autres avantages matériels y compris des dons autres que les symboliques.

Un employé peut accomplir des travaux ou prestations pour le compte d’autres organisations à la seule condition que cette activité ne l’empêche pas de se consacrer aux exigences de sa fonction à l’ISTEMS

L’ISTEMS fera tout ce qui est en son pouvoir pour strictement conformer ses activités aux lois et règlements en vigueur.

En cas d’ambiguïté ou de difficulté d’interprétation d’une prescription, les employés ont un accès au conseil juridique basé à la cellule du Contentieux de l’ISTEMS afin de déterminer les conformités d’une mesure avec toutes les lois et prescriptions. De tels conseils devront être recherchés en cas de doute.

ACTIVITE POLITIQUE

Bien que les employés soient libres de prendre part aux activités politiques de leur pays, ils ne peuvent en aucun cas impliquer  l’ISTEMS ou leur relation au sein de ces organisations dans ces activités à moins d’en informer expressément le Fondateur.

Quant aux employés expatriés, il leur est interdit de s’interférer dans les affaires politiques du pays hôte (Cameroun).

ACTIVITES RELIGIEUSE

Le Cameroun étant un état laïc, les employés de l’ISTEMS sont libres d’appartenir à leur confession religieuse mais ils ne peuvent en aucun cas impliquer l’ISTEMS ou leurs relations au sein de ces religions dans ces activités.

ALLOCATIONS FINANCIERES ET COMMERCIALES

Le personnel ne peut, directement ou indirectement s’engager ou s’impliquer à titre lucratif dans une entreprise ou un projet quelconque faisant l’objet d’une assistance de la part de l’ISTEMS

Aucun membre du personnel ne devrait agir consciemment ou pousser l’ISTEMS à agir de manière à lui conférer des avantages financiers ou commerciaux, réels ou potentiels, ou de manière à conférer ces avantages au profit d’une société ou corporative dans laquelle il/elle (ou membre de sa famille) a un intérêt en tant que partenaire, actionnaire, directeur ou responsable.

De manière générale, l’ISTEMS n’entreprend pas de contrats d’achat avec les membres de son personnel ou de leur famille immédiate.

Une acquisition issue d’une transaction où un employé de l’ISTEMS a un intérêt est interdite à moins qu’une divulgation complète des faits précédents l’acquisition soit présentée par écrit au SAF et approuvée par le Fondateur.

Un intérêt est réputé exigible si l’employé de l’ISTEMS et/ou son épouse, partenaire ou ses enfants détiennent dix pourcent (10%) ou plus des actifs d’une société. Aucun employé, responsable ou agent de l’ISTEMS ne devra participer dans la sélection, l’attribution ou l’administration d’un contrat d’achat financé si une telle participation ferait naître un conflit d’intérêt réel ou apparent.

NEPOTISME

Les parents des employés de l’ISTEMS et autres demandeurs d’emploi entretenant une relation personnelle avec un employé ne sont pris en compte dans l’offre d’emploi que sur la base de leurs qualifications. Cependant, là où le recrutement d’un membre de famille ou d’une proche connaissance d’un employé de l’ISTEMS est en violation avec les clauses de recrutement identifiées ci-dessous, l’ISTEMS se réserve le droit de refuser ou de ne pas donner suite à une telle demande d’emploi.

Le recrutement de ses connaissances ou proches parents: Est définie comme connaissance ou proche parent, une épouse, un parent, grand parent, enfant, belle-mère ou beau-père, frère, sœur, ou autre membre proche de la famille. Le recrutement des parents proches des employés est prohibé s’il résulte de la création de :

D’un lien de subordination /supervision entre ces deux catégories de personnes.

Si un lien direct ou indirect de supervision ou de direction devrait exister, ce postulant ne pourrait pas être pris en compte.

D’un conflit d’intérêt réel ou apparent. En général, cela bannit le recrutement du parent d’un employé ayant rôle de vérification ou de contrôle du travail de l’employé en question.

Recrutement de partenaires ou de personnes en étroites relations :

Deux employés qui se marient ou s’engagent dans une étroite relation peuvent continuer à exercer leurs activités aussi longtemps qu’une attitude contraire aux clauses de recrutement n’intervient. Si l’un des cas spécifiés ci-dessus se présente, on tentera une mutation de l’un des employés à un autre poste au sein de l’ISTEMS.

Tous les efforts seront mis en œuvre pour organiser cette mutation au plus tôt.

L’ISTEMS, pour s’assurer qu’aucun lien de subordination ou de supervision n’existe entre ces deux personnes, peut également décider de réorganiser la structure de la supervision et permettre ainsi la poursuite de leurs activités à leur poste respectif.

Si ces arrangements ne peuvent pas permettre de juguler la crise, on demandera aux deux employés de déterminer qui voudra temporairement démissionner.

Si personne ne veut démissionner, l’ISTEMS se réserve le droit de mettre fin à leur contrat tous les deux  pour cause d’exigences opérationnelles.

CERTIFICATION ANNUELLE DE CONFORMITE

Toutes les recrues de l’ISTEMS doivent avoir une certification de conformité avec les prescriptions relatives au conflit d’intérêt pour leur première embauche chaque année. Ceci inclus un certificat de nationalité, attestation d’inscription à l’ordre avec cotisation à jour, un extrait de casier Judiciaire, une attestation sur l’honneur de non-poursuite judiciaire et n’ayant pas fait l’objet d’une enquête judiciaire et, une déclaration sur l’honneur d’absence de conflit d’intérêt.

La certification d’un employé doit être mise à jour afin que l’ISTEMS puisse inclure son salaire dans les prévisions financières.

III.2 CONFIDENTIALITE

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, les employés auront accès à des informations confidentielles tant pour les dossiers patients que sur des aspects relevant de la gestion hospitalière. En effet, cella inclura les données financières et comptables, données patients, document administratifs, correspondances officielles ou liées aux stages académiques ou diagnostique de maladie.  Il est strictement interdit à tout employé de divulguer ou faciliter la communication de telles informations y compris de la vision de l’ISTEMS dans sa politique de médecine préventive, hospitalière ou communautaire. Les informations communiquées aux employés dans le cadre de leur fonction et même après sont classées comme propriétés privées de l’ISTEMS et ne sauraient être partagées par quiconque. Les contrevenants s’exposent en plus des sanctions applicables et règlementaires dans les Ordres en matière d’Ethique et de la déontologie, à toutes les poursuites judiciaires pour violation des clauses contractuelles de confidentialité. Les victimes sont aussi libres d’engager des actions en justice contre ces employés et l’ISTEMS dans ce cas précis décline toutes responsabilités en cas de violation avérée de cette clause contractuelle par l’employé.

III.3. RESTRICTIONS SUR LE LIEU DE TRAVAIL

L’ISTEMS tient à ce que ses locaux soient exempts de substance toxique incluant, l’alcool et le Tabac. Ainsi la cigarette est interdite dans toutes les structures appartenant à l’ISTEMS ainsi que les véhicules.

Par locaux, il faut entendre tous les bureaux, laboratoires et chambres froides, bref tous les espaces offrant les services même les toilettes.  Les employés fumeurs doivent le faire hors des structures.

L’alcool et toutes les autres substances interdites ne peuvent être consommées pendant les heures de travail et aucun employé ne peut être autorisé à travailler sous leur effet même en dehors des locaux ou en conduisant les véhicules de l’ISTEMS indépendamment du point de consommation

Tout employé pris sous l’effet de l’alcool ou de substance médicamenteuse au cours des heures travail est passible de radiation de l’effectif des employés sans dommage et intérêt. Les employés ne devraient pas conduire un véhicule de l’ISTEMS sous l’effet d’un médicament illégal quelconque susceptible de provoquer le vertige ou tout autre effet secondaire qui peut être dangereux dans certaines circonstances

L’utilisation, la fabrication, la vente ou la distribution de médicaments illégaux est strictement interdite et entraîne la radiation immédiate sans dommage et intérêt.

III.4. CODE VESTIMENTAIRE

L’ISTEMS est soucieux de préserver un cadre de travail simple mais professionnel. Les employés sont tenus par conséquent de prêter une attention particulière à leur apparence et de porter des tenues convenables sur les lieux du travail y compris les chaussures. Les tenues appropriées leur seront distribuées et un code vestimentaire y compris les couleurs leur sera communiqué par chaque Chef de service.

III.5 EGALITE DE CHANCE

L’ISTEMS est un employeur soucieux de garantir l’égalité des chances entre ses employés. Il ne fait donc pas de discrimination raciale, des couleurs, de sexe, de religion, de profession de foi, de groupe ethnique, de l’âge, de la citoyenneté, du statut de victime perceptible ou réelle de violence conjugale, sur la base de la situation matrimoniale, d’un handicap.

III.6 DISCRIMINATION ET HARCELEMENT SEXUELS

L’ISTEMS s’est engagé à offrir  à ses employés un cadre de travail libre de discrimination et d’harcèlement sexuel et  à renforcer les principes d’une communauté vivante fondée sur la dignité et la valeur fondamentale de ses membres.

Compatible avec cet engagement et les dispositions légales du gouvernement du Cameroun, il est du ressort de la politique antidiscriminatoire de l’ISTEMS de ne tolérer la discrimination et le harcèlement sexuels sous aucune forme que ce soit mais plutôt de rechercher des mécanismes de protection de ceux qui se sentiraient victimes de discrimination et de harcèlement sexuels.

Cela sous-entend que les employés ont le plein droit de jouir d’un environnement de travail exempte de discrimination sous toute ses formes, qu’elle soit verbale ou comportementale et susceptible d’entraîner la peur, la pression, ou la gêne de la part d’un collègue de travail.

Un employé qui se rend coupable de harcèlement quelle qu’en soit la forme s’inscrit en porte à faux de ce principe et sera passible de mesures disciplinaires ou renvoi immédiat.

Tout le personnel de l’ISTEMS est tenu de se soumettre aux dispositions relatives aux personnes infectées par le VIH/SIDA lesquelles dispositions interdisent la discrimination à l’encontre de ces personnes.

Les dispositions relatives au harcèlement sexuel sont applicables à tous les membres du personnel ou expatriés (applicables à tout le personnel, les responsables et personnel assistant, stagiaire)

III.7. VIOLENCE AU TRAVAIL

L’ISTEMS s’insurge contre tout agissement ou violence commise par ou contre des employés. L’ISTEMS prendra des mesures disciplinaires ou mettra fin au contrat de tout contrevenant à cette mesure.

Tout employé portant des armes à feu ou tout autre arme dissimulée ou autrement pendant l’exercice de ses fonctions fera l’objet de sanctions disciplinaires immédiates pouvant aller jusqu’à la rupture de son contrat.

III.7.1.UTILISATION ET RETOUR DES PROPRIETES

Les équipements de l’ISTEMS seront utilisés dans le seul cadre de ses activités et non à titre personnel ou en dehors du bureau sans l’autorisation préalable du Directeur de l’Administration Financière. Ils devront immédiatement être retournés contre décharge à la fin de chaque contrat.

III.7.2 COMMUNICATION

Aucun système fourni par l’ISTEMS ne peut être utilisé pour un quelconque but et de quelque manière que ce soit en violation des statuts et règlements intérieurs de l’ISTEMS des prescriptions du gouvernement du Cameroun. Il ne peut être utilisé non plus d’une manière ou d’une autre en violation des lois du champ d’activité de l’ISTEMS relative aux dispositions sécuritaires des réseaux et mesures internes en matière d’internet et autre outils de communication.

Les services de communication tels que le téléphone, intranet, wifi, la messagerie électronique et l’Internet doivent être utilisés uniquement dans le cadre des activités de l’ISTEMS.

Les téléphones personnels devraient être utilisés pour passer les appels personnels et les employés veilleront à ne jamais utiliser le temps de travail pour les conversations personnelles. L’utilisation du téléphone est strictement interdite aux heures de travail sauf au moment de la pause. Pour ce faire tous les téléphones personnels resteront dans les boxes individuels dès l’entrée à l’ISTEMS. L’utilisation de l’Internet devrait être limitée aux sites appropriés et dont le contenu reflète les programmes et la vision de l’ISTEMS.

L’utilisation ou le contenu des pages web suivants est considéré comme non professionnel et interdite, et tout employé pris en tentant d’y accéder se verra infliger les mesures disciplinaires. Il s’agit des sites sexuels, du téléchargement des jeux et de tout autre matériel jugé inapproprié par la Direction de l’ISTEMS.

. Une communication au cours des réunions de service y relative sera faite régulièrement aux fins de sensibiliser le personnel.

III.7.3. RETOUR DES EQUIPEMENTS

Les employés sont tenus de retourner tout matériel, équipement ou fonds appartenant à l’ISTEMS avant ou le dernier jour même de leur contrat. Les employés en fin de contrat seront tenus pour responsables et ce avec l’autorisation du Fondateur, de la réparation ou du remplacement de tout matériel ou équipement endommagé par négligence.

III.7.4. RESPONSABILITE FINANCIERE

Toute somme avancée aux employés l’est fait pour l’accomplissement de tâches précises ou assistance personnel à caractère social et autorisée uniquement dans l’intérêt de l’ISTEMS et devrait être donnée conformément aux dispositions et procédures financières dudit.

Toute autre avance indûment touchée par un employé dès le dernier jour de son contrat sera déduite de ses arriérés.

Aucune transaction financière n’est permise entre les malades ou leur famille et personnel. Chacune sera simplement interprétée comme corruption ou tentative de corruption et sanction par les procédures disciplinaires pouvant aller la fin de contrat sans dommage et intérêt.

Tous les paiements se font uniquement dans les caisses en ligne ou en Cash. Les paiements par chèque sont acceptés aussi mais doivent être approuvé par le Comptable ou le SAF.

III.7.4.1 BUREAU DE LA SECURITE

Tous les employés ayant reçu l’autorisation expresse de garder les clés des bureaux, du téléphone de service ne doivent en aucun cas les donner à une personne étrangère aux services. En cas de perte, oubli, ou vol des clés, le Directeur de l’Administration Financière devra en être informé immédiatement pour action.

La sécurité du bâtiment, du personnel et des malades est assurée par une agence contractuelle spécialisée à cet effet.

III.7.4.2. UTILISATION DE VEHICULE

L’utilisation à titre personnel des véhicules de l’ISTEMS par des employés non autorisés est strictement interdite.  Tous les employés utilisant les véhicules de l’ISTEMS sont tenus d’observer toutes les règles de la circulation (le port des ceintures de sécurité, les limitations de vitesse et les panneaux de signalisation, non utilisation du portable cellulaire au volant etc.).  Les bouteilles d’alcool ouvertes sont interdites ainsi que la conduite en état d’ivresse ou sous l’influence de médicaments.

Le transport des membres de la famille ou toutes autres personnes non employé par l’ISTEMS est strictement interdite. Toute personne utilisant ces véhicules devra obligatoirement signer les documents des voyageurs à bord. l’ISTEMS décliné toute responsabilité en cas d’accident ou Vol de véhicule résultant du non-respect des dispositions sus-jacentes.

CHAPITRE V : RESSOURCES HUMAINES

CLASSIFICATION DES EMPLOYES

L’ISTEMS a plusieurs catégories d’employés et de consultants tels que résumés ci-dessous. Les avantages et compensations sont déterminés en fonction de ces catégories.

Lorsque la catégorie dans laquelle un poste où une personne doit être classé n’est pas suffisamment claire, en particulier dans le cas des consultants proposés, le SAF peut solliciter l’assistance du Chargé des Ressources Humaines.

• RESSORTISSANT D’UN PAYS TIERS OU EMPLOYE EXPATRIE.

Les expatriés et les nationaux d’un pays tiers (TCN) sont généralement recrutés et payés au Cameroun. Il leur est assigné des tâches au sein d’un service spécialisé. Le terme expatrié renvoie aux citoyens non camerounais résidant pour un temps et travaillant pour le compte d’ISTEMS ou ses partenaires. Les nationaux d’un Pays Tiers fait référence aux employés qui ont une double nationalité incluant la nationalité camerounaise mais plutôt résident dans d’un autre pays que le Cameroun. Les expatriés et les nationaux d’un Pays Tiers sont régis par les dispositions réglementaires au Cameroun relatives à la gestion des ressources humaines. Dans ce document, cette catégorie d’employé est généralement désignée par les expatriés. L’équipe des Ressources Humaines de l’ISTEMS a l’initiative de l’affectation des expatriés aux postes à l’étranger.

I.1.LES EMPLOYES LOCAUX

Les employés locaux sont les citoyens ou résidants permanents au Cameroun. Les employés locaux sont classés dans l’une des catégories suivantes:

1. Employé à plein temps : – C’est un employé qui travaille pendant une semaine normale de travail (par exemple 40 heures par semaine) de manière régulière conformément au droit du travail local en vigueur. Les employés dans cette catégorie ont droit aux avantages accordés à tous les employés locaux de l’ISTEMS.

2. Employé à temps partiel:C’est un employé qui travaille en dessous d’une semaine normale de travail de façon régulière ou pas. Les avantages accordés aux employés peuvent s’appliquer à eux au prorata de leur rendement ou en fonction de la durée de leur prestation et de l’accord mutuel convenu au moment du recrutement. Le Fondateur peut changer le statut du travailleur à temps partiel s’il arrive que celui-ci totalise des heures de travail excédant le seuil accordé aux travailleurs de cette catégorie.

II.LES TRAVAILLEURS TEMPORAIRES

Les travailleurs temporaires sont des personnes recrutées par l’ISTEMS pour un temps précis, recrutement souvent nécessité par un besoin. Ces travailleurs peuvent être recrutés localement ou en dehors. Ils ne bénéficient pas des avantages attribués au personnel permanent. Tout avantage à eux accordé doit être explicitement déclaré dans leur lettre d’embauche.

S’agissant des travailleurs temporaires recrutés localement, le Bureau de gestion doit se conformer au droit du travail en vigueur au Cameroun afin de ne pas excéder la durée légale du contrat de travail et éviter ainsi que le travailleur temporaire ne devienne permanent avec tous les avantages liés à ce statut.

Quant aux employés expatriés ou travailleurs temporaires, ils ne peuvent pas travailler pendant plus de 560 heures au cours d’une période de 12 mois (ce qui est l’équivalent d’environ 4 mois de travail d’un employé à plein temps) conformément au règlement en vigueur. Autrement, soit le contrat du travailleur prend fin après 560 heures de travail accompli, soit il est embauché en tant que travailleur permanent.

II.1. CONSULTANT ET ENTREPRENEUR INDEPENDANT.

1. Un consultant ou travailleur indépendant est une personne retenue par l’ISTEMSpour son expertise administrative ou sa compétence technique en contrepartie du paiement de sa prestation. Ils sont recrutés sur une base journalière pour exécuter une tâche spécifique d’une durée précise. Pour des raisons légales, ils ne doivent pas être confondus avec le personnel. Par exemple, ils ne doivent pas se voir confiés l’exécution de tâche au sein de l’une des catégories de travail établies, encore moins superviser le personnel. Les termes de leur prestation doivent être définis dans le « Consulting Agreement » ou contrat de consultance conformément au point 5.3 ci-dessous avec une Claire distinction faite aux consultants internationaux. Les consultants n’ont pas droit aux avantages.

II.2. RECRUTEMENT ET EMBAUCHE D’EMPLOYE.

La procédure standard de recrutement du personnel comprend les étapes suivantes :

• Description du poste de travail
• Obtenir l’autorisation du recruté et vérifier la disponibilité des financements pour supporter la charge salariale dudit poste
• Faire l’annonce du poste vacant en interne et externe
• Procéder à la sélection et à l’entretien des candidats retenus
• Fixer les rendez-vous et signature du contrat à l’essai

Les procédures d’opération pour chaque étape sont fournies à la suite de cette introduction. De plus amples détails peuvent être précisés dans le Manuel de Recrutement Local.

Ces procédures d’opération standard supposent que le Fondateur supervise avec l’appui du Chargé des RH le contrôle tous les aspects de recrutement. Cependant, dans des cas exceptionnels, le Fondateur peut décider de solliciter les services d’une agence de recrutement locale pour faire l’annonce des postes vacants, identifier et sélectionner les candidats et accomplir d’autres prestations d’aide à l’ISTEMS

II.2.1. PROFIL DU POSTE

Pour entamer la procédure de recrutement, le superviseur du poste à pourvoir doit développer un nouveau profil de poste ou revoir et réviser un exemplaire déjà disponible. Tout profile d’emploi doit comporter les éléments suivants :

1. L’appellation du poste, le lieu du poste de travail et le superviseur
2. Un résumé des rôles et responsabilités lies au poste
3. Une liste détaillée des tâches
4. Niveau d’études minimum et préféré, compétences minimum exigées

.

Il faut utiliser des titres de poste logiques/ adéquats au contexte.

Si un poste disponible devient vacant, le profil du poste doit être revu et mis à jour si nécessaire avant sa soumission  

L’autorisation du recruté ne doit être donnée que s’il existe un profil de poste complet.

1. AFFICHAGE ET ANNONCES.

Les recrues locales.

Une fois de profil du poste décrit et le recrutement autorisé, le Chargé des RH peut alors procéder à l’affichage et à l’annonce du poste.

Affichage Interne: les postes doivent être affichés pendant 10 jours ouvrables au moins avant la conclusion des entretiens et l’octroi d’un poste à un candidat. S’il existe un candidat interne, à quelques exceptions près, la nécessité de l’affichage pourra être levée à l’appréciation du Fondateur.

Annonce Externe: une fois le profil du poste approuvé, le Chargé des RH doit afficher le poste en externe dans les meilleurs endroits pour annonces relatives aux postes vacants, entre autres, les journaux locaux, l’internet etc. Il est possible de se concerter avec d’autres organisations afin de déterminer les meilleurs endroits d’affichage et sélectionner les journaux locaux où ce genre d’annonces sont généralement fait de façon efficace. Certains journaux ou sites internet peuvent exiger des frais. Ces dépenses sont remboursables et doivent être mises à la charge du projet bénéficiaire du poste

1. LES FRAIS DE RECRUTEMENT

Les frais liés au recrutement doivent être à la charge du budget de démarrage approprié. Ils peuvent inclure les frais liés aux annonces, les frais des agences de recrutement et les dépenses voyages engendrées par les déplacements des candidats pour leur entretien dans les bureaux de l’ISTEMS. Les frais de recrutement sont remboursables au bénéficiaire du poste en question

Le remboursement des dépenses voyage des candidats n’est pas automatique mais exécutable si et seulement si les trois conditions cumulatives ci-après sont remplies:

• Que le poste soit un poste de haut niveau
• Que les fonds soient disponibles dans le budget pour couvrir les frais.
• Que le Fondateur donne son autorisation préalable pour le remboursement.

Tous les candidats doivent être informés d’avance –avant de se déplacer dans les Bureaux de l’ISTEMS–de la nature remboursable ou non de leurs dépenses voyage. Ces notifications doivent être conservées dans leur dossier d’entretien

• MUTATIONS INTERNES 

L’ISTEMS encourage les candidats qui en remplissent les conditions à postuler pour les postes vacants internes. Les candidats aux affectations internes doivent être mis un pied d’égalité que les autres candidats en ce qui concerne les procédures d’entretien

Si un poste vacant est pourvu par mutation, un réajustement salarial sera nécessaire conformément aux directives de l’ISTEMS relatives au salaire

1. SELECTION DES CANDIDATS

Recrues Locales

Pour les postes locaux, les candidates remplissent les conditions requises à mesure que les CV et les demandes d’emplois sont soumis. Pour les candidats retenus, des entretiens téléphoniques ou physiques afin d’évaluer davantage les compétences du candidat à accomplir le travail seront effectués. Si le candidat ne remplit pas les critères, le Bureau suivra les pratiques locales d’information des candidats non retenus en envoyant par exemple des lettres aux candidats malheureux ou en ne donnant aucune notification puisqu’ayant déjà pris le soin de préciser dans l’annonce que seuls les candidats retenus seraient contactés.

Un dossier doit être créé à l’intention de toute candidat programmé pour un entretien lequel dossier devra comprendre entre autres : le profil du poste, le CV du candidat et sa lettre d’accompagnement, un formulaire bio-données rempli et la lettre finale de refus ou d’octroi de poste. En plus, un dossier distinct comprenant tous les CV des candidates non retenus, la lettre de refus avec les justificatifs du rejet – s’il y en a – le numéro de téléphone ou le message e-mail.

1. LES INTRETIENS

La personne délégué par le Fondateur ou lui-même travaillera de pair avec le Superviseur qui déterminera qui doit être impliqué dans la démarche des entretiens et envoie à chaque personne chargée de faire l’entretien la demande d’emploi ou le CV.

L’ISTEMS doit se conformer aux dispositions légales localement en vigueur en matière de questionnaire d’entretien (par exemple les interdictions faites aux questions liées à la race d’une personne, sa religion, sa filiation tribale, ou son âge etc.).

1. SELECTION ET OCTROI

Sélection

A la fin des entretiens, le Chargé des RH organise une brève réunion ou entretien avec les interviewers pour passer en revue les compétences des candidats et en sélectionne un en présence du Fondateur. S’ils ne sont pas disponibles pour la réunion, l’avis des interviewers sera recueilli par le Chargé des RH une manière ou d’une autre, par exemple par des commentaires envoyés par e-mail puis sélectionner un candidat par consensus entre les parties clés incluant le Superviseur.

Vérifications des données du candidat.

Le règlement de l’ISTEMS vise à permettre la vérification des références des employés potentiels et la conformité des diplômes/ attestations ou certificats. Les conversations avec les personnes fournissant des références doivent être appuyées par des documents justificatifs et placées dans le dossier individuel du candidat.

L’offre salariale

Pour les recrues, si les références sont acceptables, le chef de Service l’Administratif Financier détermine le niveau de salaire proposé conformément au niveau de la grille salariale comparativement au poste en question et de concert avec le Fondateur si nécessaire. S’agissant des postes pour cadre supérieur, le salaire proposé doit d’abord être discuté et approuvé par le Fondateur. Pour plus d’informations relatives aux avantages sociaux des recrues, voir Section 5.4 ci-dessous.

Les nouveaux employés doivent avoir un salaire au recrutement qui reflète  les discussions du chef de Service l’Administratif Financier avec le candidat et ne doit en aucun cas excéder le minimum de la grille salariale, selon qu’ils remplissent entièrement les conditions de recrutement à ce poste.

Pour les recrues, une lettre d’embauche signée par le Fondateur comportant les éléments suivants sera envoyée à chaque nouvelle recrue :

• Qualité du poste
• Lieu du poste et domaine du travail
• Un profil complet du poste
• La devise et le salaire au départ
• L’ensemble des compensations.
• Qualité du superviseur
• Date de démarrage
• Exigence de la reconnaissance explicite des dispositions règlementaires
• Signature de l’autorité qui recrute

Le Chargé des RH doit faire contresigner par le nouvel employé la lettre d’embauche, lui en donner une copie et joindre l’originale à son dossier personnel dans le registre des fichiers

La lettre d’embauche et le superviseur du poste doivent clairement indiquer le nouvel employé que ses fonctions peuvent changer aux regards des exigences du service et se réserve le droit de procéder à ces changements sans préavis

Le recrutement d’amis ou de ses Proches Parents

Les postulants liés d’amitié ou parents des employés de l’ISTEMS seront traités sur le même pied que tous les autres candidats et la sélection sera faite sur la base des compétences des candidats sont considérés comme proches parents, les épouses, filles ou fils, frères ou sœurs, beaux-parents et tout autre personne vivant sous le même toit que les employés de l’ISTEMS. Voir la prochaine sous-section ci-dessous pour plus informations.

Les candidats non sélectionnés

Il est du ressort du Chargé des RH de contacter tous les candidats ayant participé à l’entretien mais qui n’ont pas été retenus de les en informer. Cela peut se faire par e-mail, ou par courrier dont un exemplaire sera imprimé et conservé dans le dossier personne du candidat.

1. CONDITIONS DE RECRUTEMENT EXCEPTIONEL

Le travail des Mineurs

Les candidats dont l’âge est compris entre 16 et 18 doivent avoir l’autorisation de travail appropriée lorsqu’ils adressent leur demande.  Personne en deçà de l’âge de 16 ans ne sera autorisé à travailler. Le recrutement de personnes dont l’âge varie dans l’intervalle de 16 et 18 ans nécessitera une consultation des prescriptions du droit de travail en vigueur pour s’assurer que le recrutement est conforme avec les restrictions légales en matière de recrutement de mineurs et la réglementation en vigueur.

Le recrutement des personnes ayant fait l’objet d’une condamnation pour crime

Un candidat ne se verra pas refusé un poste en raison de son passé de condamné à moins qu’il existe un lien direct entre l’infraction et le travail ou à moins que son recrutement représente un risque potentiel.  Par ailleurs, le recrutement peut être restreint par les dispositions légales et étatiques. Mais certains postes demandent des compétences spécifiques.  De telles demandes doivent être analysées et autorisées par la Cellule Juridique de l’ISTEMS et communiqué au Chargé des RH y compris les employés expatriés.

Le recrutement des personnes présentant un handicape

Conformément dispositions légales en vigueur, l’ISTEMS favorise dans la mesure du possible les personnes présentant un handicap mais qui disposent des compétences requises moins que cela n’affecte gravement sa réputation en tant qu’institution ou la sécurité du concerné. Une personne tout à fait compétente mais présentant une handicape est une personne qui, avec ou sans faveur raisonnable, peut remplir les critères de sélections et exécuter toutes les fonctions essentielles d’un poste tenu ou désiré.

Recrutement de personnes consommant des médicaments prohibés

L’ISTEMS ne recrutera pas en connaissance de cause des personnes dont elle sait utiliser des médicaments illicites. Aussi, le règlement de l’ISTEMS en matière de médicaments et d’alcool interdit la possession, l’utilisation ; la fabrication et distribution de médicament illicites dans ses locaux et en dehors. Voir  Section 2.4 pour plus de détails sur les restrictions de substances sur les lieux de travail.

Recrutement d’Amis ou de ses Parents

Des parents ne peuvent pas être recrutés dans le même rayon de travail ni travailler sous la supervision directe ou indirecte de l’un ou de l’autre ou encore d’une personne avec qui ils entretiennent une relation personnelle proche. Voir Section 2.2.4 pour plus détails relatifs à ces situation où il existe un conflit d’intérêt potentiel.

• EMPLOYES TEMPORAIRES

Comme mentionnés dans la Section ci-dessus, les employés temporaires sont des personnes recrutées pour une période précise et limitée souvent par besoins. Les employés temporaires peuvent être recrutés pour les raisons suivantes :

Pour remplacer un employé en congé permissionnaire ou tout autre absence de courte durée :

• Pour fournir une assistance en période de surcroit de travail ou projets spécifiques
• Pour remplir un poste régulier vacant pendant une période de recrutement

Les employés ne sont pas différents des consultants en ce qu’ils peuvent aussi fournir des prestations spécialisées et peuvent occuper des postes de personnel bien définis et superviser d’autres personnels.

Pour les recrues temporaires, le Bureau doit fournir à l’employé une lettre de recrutement temporaire qui stipule clairement la nature de son recrutement y compris son statut et la durée de sa tâche. La forme de cette lettre doit être vue au préalable par la Cellule Juridique pour garantir que l’ISTEMS n’entre pas dans un contrat tel un accord de prestation.

• VISAS ET PERMIS DE TRAVAIL

Dès que la décision de recruter un expatrié est prise, le Directeur de l’Administration Financière doit contacter le conseil juridique ou une agence appropriée pour entamer la procédure d’obtention du visa pour l’employé et les membres de sa famille qui l’accompagnent ainsi qu’un permis de travail pour l’employé si nécessaire. Après consultation des autorités compétentes pour déterminer la moyenne du temps requis pour accomplir toutes formalités, le Directeur de l’Administration financière doit aviser l’employé et le Fondateur.

Pendant que la demande du permis de travail et du visa est en cours, l’employé doit engager la procédure de départ y compris toutes les opérations d’organisation pratique à destination du pays hôte conformément.

Si un candidat est recruté et les difficultés liées à l’obtention du visa ou du permis de travail retardent le démarrage de sa mission comme prévu, ISTEMS peut rechercher l’assistance technique par vidéo conférence en attendant de régler ces problèmes de visa et de permis.

Un employé expatrié ne doit pas travailler sur son champ de mission tant que le pays concerné n’a pas délivré le permis de travail à moins qu’il soit permis de travailler avec une autorisation d’inscription aux Ordres Médicaux et Paramédicaux du pays de Départ et que cela n’empiète pas la démarche du permis de travail.

LOCATION DES SERVICES DES CONSULTANTS

S’il a été déterminé que des consultants sont indispensables, ils doivent accomplir des missions/tâches de courte durée justifiée par un contrat et un cadre de travail autorisé par le gouvernement du Cameroun.

La procédure de la signature du contrat diffère dans chacune des trois catégories de consultants que voici :

• Cas d’un consultant local :c’est un résident du Cameroun et n’a pas de double nationalité
• Cas d’un consultant international non Camerounais: N’est pas ressortissant Camerounais ni résident permanent au Cameroun
• Cas d’un consultant international Camerounais : c’est un citoyen camerounais ou résident permanent au Cameroun ayant ou pas une double nationalité.

1. LOCATION DES SERVICES DES CONSULTANTS LOCAUX

Les consultants sont payés à un taux déterminé d’après le taux négocié pour ce genre de travail. Toute déviation de ces taux à la hausse exige une justification écrite signée du Fondateur pour indiquer son autorisation.

Fichiers du Consultant: Le fichier complet et individuel du consultant à tenir obligatoirement doit comprendre :

• Le Formulaire de Demande d’Autorisation de Consultant accompagné de toutes les pièces jointes
• La Lettre du Consultant signée
• Toute autre correspondance tenue avec le consultant.
• Toutes les correspondances et autorisations.

L’ISTEMS doit fournir à chaque consultant un modèle de Facture du Consultant dont il se servira pour faire parvenir les factures de ses prestations.

1. Tous les consultants internationaux sont payés LOCATION DES SERVICES DES CONSULTANTS INTERNATIONAUX

Par le bureau de NY. Le tableau de la page suivante fournit le résumé des rôles des intervenants dans la procédure du recrutement et est suivi d’une description des dispositions précises à prendre

Tableau 1. Rôles des Intervenants dans la Procédure de Gestion du Contrat du Consultant

La Lettre de Signature du Contrat de Consultation et toute autre forme de communication doivent clarifier à tous les consultants, que le consultant et non pas l‘ISTEMS, est responsable du paiement des impôts sur le revenu de la consultation.

1. VOYAGE DU CONSULTANT

Les Consultants doivent être avisés de tout ce qui est dépenses remboursables et non remboursables et savoir comment correctement en faire le rapport et fournir tous les justificatifs avant d’entamer leur voyage. Il leur sera donné une copie des directives appropriées relatives au voyage accompagnée de la Lettre de Signature du Contrat de Consultation ou Assistance Technique. Le personnel technique chargé de la supervision de la consultation peut assister les consultants dans l’interprétation des directives de voyage.

• LES QUESTIONS /PROBLEMES DE PERFORMANCE

S’il advient qu’un consultant est trouvé inefficace ou qu’il n’a pas les compétences requises pour la mission à lui assignée, son premier responsable devra contacter le RH et SAF pour les consultants locaux et le Fondateur pour les Consultants Internationaux afin de voir s’il faut mettre fin à sa mission. Toutes pièces pouvant servir de justificatifs à l’incompétence du consultant et à la clôture de son contrat doivent être conservées dans un fichier.

AVANTAGES SOCIAUX DE L’EMPLOYE 

Les niveaux des avantages sociaux et l’ensemble des allocations doivent être conformes à la légalité dans chaque pays. Cette section traite de ce sujet en ce qui concerne les recrues locales.

• L’ADMINISTRATION SALARIALE

Tous les salaires et contrats des employés doivent être exprimés et payés en devises locales sauf dispositions contraires autorisées par le Bureau. Les fluctuations du taux de change ne doivent pas influencer automatiquement les salaires.

L’objectif du règlement de l’ISTEMS est d’accorder des avantages au personnel local conformément au Plan d’Indemnisation locale proposé par RH et validé par le Fondateur.  Cependant, les employés doivent comprendre qu’une augmentation de la grille ne donne pas droit à une hausse automatique  pour le personnel

En fait le souci de l’ISTEMS est de proposer un plan d’indemnité locale qui accroche les employés. Dans cet esprit, l’ISTEMS se réserve le droit de procéder à des aménagements de salaire autant que nécessaire soit pour des circonstances particulières ou pour s’assurer de la compétitivité de son plan d’indemnité sur le marché local dans la limite des ressources disponibles. Le SAF en collaboration avec RH peut souhaiter une révision salariale annuelle ; si les faits montrent que l’ISTEMS pourrait s’écarter de ses objectifs et si les fonds sont disponibles pour cela. Pour raison d’audit, le Bureau doit sauvegarder dans ses archives tous les justificatifs relatifs à l’ajustement salarial.

Aussi, l’utilisation des qualités/titres approprié(e)s pour les postes des membres du personnel est très importante.

• SALAIRE AU MOMENT DU RECRUTEMENT

En principe, les nouveaux employés ont un salaire au moment du recrutement qui reflète au moins le minimum du niveau des salaires pour le poste en question selon qu’ils possèdent entièrement ou pas toutes les compétences requises exigibles pour le poste.

1. HEURES SUPPLEMENTAIRES

La plupart des postes ne sont pas simplement salariés mais payés par heure ou par jour et   sont donc éligibles aux heures supplémentaires. Par conséquent, et cela de temps à autre, on peut demander aux employés de travailler plus longtemps que d’habitude mais avec des avantages supplémentaires qui sont négociables mensuellement en fonction des besoins du service en terme de prime d’astreinte.

Le droit du travail local peut exiger le paiement des heures supplémentaires dans certaines conditions ou pour certains postes. Cette loi doit être reflétée dans les fiches de paies sous la forme de d’un règlement relatif au paiement des heures supplémentaires. Toutes les heures supplémentaires doivent être minutieusement documentées et calculées sont soumises à l’impôt.

• AUGMENTATIONS MERITOIRES ET PROMOTIONNELLES.

Augmentations méritoires: L’ISTEMS applique une politique et un programme d’augmentations méritoires qui permette l’évaluation systématique et annuelle de la performance de tous les employés. Ce système d’évaluation doit avoir pour base l’équité et l’harmonie dans les prises de décisions quant aux augmentations des salaires du personnel. Trois indicateurs de performances seront mensuellement établis pour servir de base pour chaque service.

Augmentations promotionnelles: Une promotion se définit comme une augmentation des responsabilités liées à un poste –responsabilités assez importantes pour justifier une modification du profil du poste et une augmentation salariale. Les compétences et performances requises pour le poste doivent être en harmonie avec les autres postes de haut niveau tel que présenté dans le profil pour un nouveau poste. Il est recommandé que les employés ne soient éligibles pour une promotion à un poste de plus haut niveau qu’après un minimum de 18 mois passés dans leur service actuel.

Un superviseur qui recherche une promotion pour un membre du personnel des recrues doit soumettre une demande au Directeur de l’Administration Financière et au RH pour avis favorable et sera transmise au Fondateur pour autorisation. La demande doit comprendre un nouveau profil d’emploi et une justification de sa promotion. L’employé ne doit être informé que si l’autorisation a été donnée.

Toute augmentation de salaire du fait d’une promotion devra tenir compte des facteurs suivants :

• Les compétences du bénéficiaire par rapport à des postes similaires
• La position du salaire de l’employé par rapport au nouveau niveau de salaire.
• Le temps écoulé depuis la dernière augmentation de salaire.
• Le temps qui doit s’écouler jusqu’à la prochaine augmentation de salaire.

• LES REAJUSTEMENTS DU SALAIRE.

L’ISTEMS se réserve le droit de procéder à des réajustements au niveau du salaire, des avantages ou du grade d’un employé ou de façon généralisée. Les exemples comprennent le réajustement salarial ou du grade d’un employé pour l’harmoniser avec ceux appliqués aux autres postes en contexte de crise économique. Les réajustements administratifs doivent être appuyés par des documents justificatifs adéquats avec les signatures autorisées. Une communication y afférente doit être faite par les RH avec les délègues du personnel pour le caractère sensible des ajustements qui en général peuvent aller jusqu’à une révision de la grille salariale avant son terme.

• AVANCES SUR SALAIRE

Les employés ne peuvent pas recevoir d’avance de paiement par rapport à leurs salaires futurs. Dans le rare cas où le Bureau  sent qu’une exception est justifiée, cela requiert l’autorisation explicite du Fondateur.

Les avances sur salaire ne sont ni une « allocation » ni un « droit » d’emploi, mais pour servir en cas de vraies situations d’urgence exceptionnelle et ne saurait excéder dix pour cent (50%) de la valeur du salaire mensuel de l’employé. L’avance doit être réglée dans un délai d’un mois après l’émission ou avant la fin du contrat qui intervient nécessairement plus tôt.

La procédure est la suivante :

1. Pour l’autorisation d’une exception, exception, le RH doit soumettre une description du besoin et du montant de l’avance suggérée au SAF
2. Une l’autorisation accordée par le Fondateur, l’employé signe un formulaire indiquant le montant, le terme de l’avance et la procédure de remboursement
3. Une fois le formulaire correctement rempli, signé et approuvé, l’avance est envoyée par le responsable des finances.
4. Le remboursement est fait par déductions du salaire sur une période de 45 jours maximum.
5. Si l’employé part avant le remboursement intégral, le reliquat est déduit de son chèque de paie finale.

Le Directeur de l’Administration Financière doit garder des traces de l’autorisation, du déboursement et du suivi du remboursement

• IMPOTS SUR SALAIRE

Il sera déduit à la base par les services comptables en même temps que les autres taxes exigibles et payables mensuellement pour chaque salarié.

ALLOCATIONS DES EMPLOYES 

Cette sous-section traite des questions liées aux allocations des employés, qu’ils soient expatriés ou recrues locales avec des distinctions faites là où cela est nécessaire. Les Sections 5.5.1 à 5.5.6 traitent des congés payés tandis que le reste des sections abordent autres avantages.

1. CONGE ANNUEL

Le Bureau établit conformément aux pratiques et à la législation  locales  le nombre maximal de jours ouvrables  que totalise le congé annuel, dont peut bénéficier par an un employé recruté sur place et le maximum de jours qui peuvent être cumulé. Un congé annuel non pris peut être reporté sur le congé de l’année suivante pourvu que le cumul maximal de congé annuel ne soit pas excédé.

Toute demande de congé annuel des recrues locales doit être faite un mois d’avance par un courrier adressé au RH.  Un congé annuel anticipé n’est en général pas permis. De telles demandes nécessitent au préalable une autorisation écrite du Fondateur. Tout cumul de congé annuel non pris sera totalement payé au terme du contrat d’embauche sur la base d’un nombre maximal de jour pouvant être cumulés.

En ce qui concerne les primes de congé annuel des expatriés, se référer au document contractuel.

Tous les membres du personnel doivent travailler en collaboration avec leurs superviseurs pour planifier leurs congés à une période convenable pour l’ISTEMS, dans la mesure du possible (en ne prenant pas de vacances lorsqu’il y une initiative sanitaire ou lorsqu’il y a une importante échéance par exemple.)

Au début de chaque exercice financier, qui commence chaque 1er janvier, le bureau SAF doit distribuer une note service comportant la liste des congés à observer durant l’année en cours. Le travail pendant les jours fériés (fêtes nationales ou religieuses) ne seront pas considéré comme heure supplémentaires.

Si un congé coïncide avec le congé annuel d’un employé, il/elle n’en subira pas de préjudice.

• JOURS INDIVIDUELS DE CONGE

En plus des congés payés susmentionnés, tout travailleur a deux jours personnels de Congé Flottant chômé payé.  Les Congés Flottants sont rémunérés à un taux d’un jour chômé payé sur une période de six mois de travail à partir du premier jour d’embauche. Les Congés Flottants peuvent être mis à profit par un employé pour observer un congé religieux ou pour tout autre motif. Il n’y a pas de cumul pour les Congés Flottants ; ils doivent être mis à profit durant les 12 mois en cours.

• CONGE (DE) MALADIE

Le but du congé de maladie est de donner congé payé quand pour raison de maladie ou d’accident un employé n’est pas en mesure de travailler, mais aussi pour lui donner le temps de récupérer.  Pour qu’une recrue locale soit autorisée à plus de deux (2) jours consécutifs de congé de maladie, il doit fournir au RH un certificat médical délivré par un médecin certifié. Une recrue locale n’est admise qu’à 12 jours de congé maladie par année de travail régulier avec l’ISTEMS, à moins que les dispositions du droit du travail local n’imposent un nombre de jour supérieur à 12.

Sauf sur indication contraire du droit du travail local, le congé de maladie ne peut être reporté à l’année suivante.

• CONGE POUR DEUIL

Le RH doit prendre des dispositions relatives aux congés pour deuil en ce qui concerne les recrues locales, tout en s’assurant que la politique développée et expliquée en détail dans le contrat est raisonnable et en conformité avec le droit du travail local.

• CONGE DE MATERNITE

Le RH doit avoir des dispositions réglementaires relatives aux congés de maternités des recrues locales, qui manifestent un minimum de conformité avec les dispositions prévues par le droit du travail local. Le RH a l’initiative de la détermination des congés de paternité, tout en s’assurant que les dispositions développées et expliquée en détail dans le contrat soient raisonnable et en conformité avec le droit du travail local.

• CONGE NON PAYE

Les recrues locales à plein temps qui totalisent douze (12) mois d’ancienneté peuvent obtenir l’autorisation de s’absenter pour une période non payée n’excédant pas quatre (4) jour à l’appréciation du Fondateur. Les avantages sociaux et les accumulations de congé de l’employé seront suspendus pendant la période d’absence.

Un employé ayant obtenu une autorisation d’absence pour des raisons personnelles doit être maintenue au même poste au terme du congé ou à un poste de salaire et de rang similaires au sein du même service.

Si le droit du travail local est en contradiction avec les dispositions réglementaires sus-énoncées, le RH doit se conformer au droit du travail local avec avis favorable de la Cellule Juridique.

• LES AUTRES AVANTAGES.

Le RH en étroite collaboration avec la cellule Juridique et avis favorable du Fondateur doit se conformer aux dispositions du droit du travail local pour savoir s’il faut accorder la sécurité sociale, une assurance santé remboursement des frais en cas de pris en charge personnelle, une indemnité de licenciement, une assurance accident personnelle, une assurance décès /prise en charge des funérailles ou d’autres allocations. Conformément aux dispositions légales et aux pratiques habituelles pour les entreprises compétitives sur le marché local.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Cette sous-section traite des procédures standards en vigueur relatives aux conditions de travail. Voir également la Section 5.14 ci-dessous pour les POS sur le bien-être et la sécurité du personnel, qui expose les mesures préventives visant à réduire les risques de préjudices au personnel de l’ISTEMS

Voir aussi la Section 2 pour les  codes de conduite sur le de travail. Cela traite de sujets tels que les interdictions de substances nocives sur les lieux de travail, le code vestimentaire, la discrimination et le harcèlement sexuel, et la violence sur le lieu de travail.

• LIEU DE TRAVAIL

Le lieu de travail est à Odza quartier Essasik avant la Chefferie sis à Yaoundé Arrondissement de Mfou, Département de la Mefou et Afamba.

• PROGRAMME DU BUREAU ET DU TRAVAIL.

Sauf sur indication contraire les heures officielles de travail sont de 08 heures par jour de chaque jour de la semaine. Les équipes médicales sont réparties en 3 groupes et un programme de travail mensuel est développé par le chef d’équipe, affiche dans le service et transmis au RH.

Les employés des services spécialisés, ont la possibilité d’établir un plan de travail flexible en collaboration avec le RH.

• ASSIDUITE ET RETARD.

La régularité et la ponctualité sont essentielles dans l’évaluation des performances de l’employé et son équipe. Les employés doivent se présenter à leur poste 30 min avant et après l’heure officielle de début et fin de son travail afin d’assurer un passage du service.

Deux pauses de 30 min chacune sont accordées à chaque employé pendant le service mais devront les prendre dans les espaces réservés à cet effet dans la structure.

Les superviseurs sont responsables de la surveillance de la ponctualité et de l’assiduité de tous les employés aux heures de travail. Ils doivent s’assurer du respect effectif des règles relatives aux absences et à l’assiduité et que les employés sont clairement avisés des sanctions disciplinaires qui y sont liées. Les problèmes de présence et d’absence doivent figurer dans les résultats des évaluations de l’employé. Il peut avoir cependant des occasions où, une situation d’urgence ou autre circonstance particulière empêche le travailleur de se présenter à son poste comme prévu. Dans ces conditions l’employé doit joindre le Secrétariat du Bureau au plus tard à 30 min avant le début de son service et en informer son superviseur.

Les employés qui s’absentent à leur poste pendant trois jours consécutifs et n’appellent pas leur superviseur seront considérés comme démissionnaires et leur contrat résilié. Chaque fois que cela est possible, les membres du personnel qui doivent s’absenter mettront tout en œuvre pour faire exécuter toutes les tâches importantes par une autre personne qui les couvrira ou informer leur superviseur des travaux urgents à faire pendant leur absence.

• PERIODE DE PAIEMENT

Les salaires sont payés par mois ou environ le dernier jour ouvrable de chaque mois soit par chèque ou par virement. Si le droit du travail localement en vigueur exige une méthode de paiement différente, le Bureau doit s’y conformer.

• RAPPORT DE PRESENCE ET D’ASSIDUITE

Le rapport de présence et d’assiduité est important dans la justification des paiements du salaire correspondants à cette période. Les fiches de présence servent également de pièces justificatives pour soutenir les dépenses débitées des subventions et contrats. Par ailleurs, elles sont utilisées pour vérifier les congés maladie, les absences individuelles et les allocations de congé.

• FERMETURE NON PREVUE DU BUREAU POUR CAUSE D’URGENCE

Le Fondateur peut officiellement retarder l’ouverture du bureau ou le fermer plutôt ou même le fermer toute la journée en raison d’évènements fortuits ou de situations exceptionnelles qui empêcheraient les employés de vaquer à leurs occupations en toute sérénité (par exemple un temps particulièrement menaçant, suspension de la fourniture d’électricité, incendie, troubles politiques ou journée de deuil national). Quand un bureau ferme officiellement, les employés qui devaient être de service doivent utiliser le code « X » sur leurs fiches de présence pour en rendre compte. Dans ces conditions, le taux de rémunération normale s’applique.

COUVERTURE PENDANT LES ABSENCES

Chaque employé de haut niveau (Superviseur) doit prévenir d’avance s’il s’absentera pour des raisons de congé, de voyage, de congé de maternité ou pour toute autre raison C’est à lui de communiquer à qui de droit l’identité de la personne qui assurera sa couverture ou son intérim et les pouvoirs spécifiques qui lui ont été délégués éventuellement.

Dans son message électronique ou lettre indiquant son absence au bureau par exemple, l’employé peut donner la durée approximative de son absence, son contact et le nom de celui qui assure son intérim. Il peut laisser le même message sur le serveur vocal de son téléphone.

En cas d’absence prolongée d’un membre de personnel, le Fondateur pourrait nommer quelqu’un en qualité “d’intérimaire” à ce poste. Ainsi, lorsque les travailleurs occupent un poste d’intérimaire, ils n’ont pas forcement droit aux avantages supplémentaires en rapport avec leurs responsabilités d’intérimaire.

• ORIENTATION ET PERFECTIONNEMENT DU PERSONNEL
• ORIENTATION

Une fois qu’une date de démarrage effective du travail d’un employé a été fixée, le Directeur de l’Administration Financière est tenu d’organiser une séance d’information à l’intention du nouveau membre du personnel.

Le premier superviseur de chaque employé est responsable de la bonne orientation de son élément au nouvel environnement de travail.  L’Orientation devra comprendre :

• Une vue d’ensemble de l’ISTEMS et la Vision du Fondateur
• La structure de l’équipe.
• Les Objectifs.
• Les conditions de travail.
• Des informations précises sur les avantages et allocations.
• Le code de conduite.
• Des informations relatives à l’environnement du travail.

En fonction du poste de l’employé, l’orientation peut également s’étendre à :

• La gestion/direction du sous récipiendaire.
• Les règles relatives à la subvention ou au contrat.

Le comité d’organisation de l’orientation doit fournir à l’employé une liste de vérification des différents points de l’orientation qui indique les étapes pour une meilleure orientation d’une nouvelle recrue en générale et des particularités de son poste.

• PERFECTIONNEMENT DU PERSONNEL

C’est une règle pour l’ISTEMS d’offrir à ses employés l’opportunité de développer et améliorer leur compétence et connaissance en harmonie avec les objectifs et la Vision Global de la qualité des soins au Malade. Bien que le financement des activités de formation du personnel ne soit pas généralement pris en compte ces formations contribuent pour beaucoup à l’amélioration des performances des employés dans l’exécution de leurs tâches.

Le programme relatif au développement des compétences peut comprendre des opportunités internes telles que les ateliers de formation sur place, les échanges d’expériences entre les membres du personnel, des formations pratiques et les enseignements en ligne. La procédure est décrite ci-dessous:

Procédure de la formation continue des membres du personnel local

1. Si un employé et son superviseur découvrent une occasion de formation professionnelle externe dans le pays d’activité telle qu’un atelier de formation, cours de langue ou un séminaire professionnel, ensemble ils conçoivent une brève proposition abordant les points suivants:

• Une description de l’impact positif possible de l’atelier, du cours de langue de la formation  sur les compétences de l’employé.
• Les preuves que le cours de langue est vraiment important par rapport aux  responsabilités actuelles de l’employé.
• Le temps nécessaire requis y compris pour le voyage.
• Une suggestion du budget à débiter pour le financement.
• Le coût global des activités en prenant en compte les frais de voyage, d’inscription et toutes les autres dépenses qui seront remboursées à l’employé.

2. La suggestion est soumise au Fondateur pour autorisation.
3. Un mois après la formation, l’employé bénéficiaire prépare un exposé et un rapport écrit pour instruire les autres membres du personnel sur les acquis et les avantages de ce programme qu’il présentera à son retour.

Remarque: La participation à des programmes de formation ne donne pas droit à une promotion systématique, une augmentation salariale ou autres avantages fondés sur des critères autres que la performance.   

• VOYAGE POUR CONFERENCES ET FORMATION

L’ISTEMS est formellement engagé à soutenir son personnel pour participer et contribuer à des conférences scientifiques et professionnelles chaque fois que cela est possible. La haute direction de l’ISTEMS doit soigneusement réviser les demandes des membres du personnel afin de participer à des conférences. Ils doivent faire preuve de précaution /prudence dans la recherche de source de financement en vue de prendre part aux conférences et se conformer aux exigences préalables en ce qui concerne les voyages pour conférences et les autres dépenses. En général, la priorité des conférences et des membres du personnel dépendra de son importance pour l’ISTEMS

Les points suivants résument les règlements et procédures quant à la participation du personnel aux conférences professionnelles:

1. L’ISTEMS peutfinancer la participation du personnel à d’autres conférences plus importantes pour lesquelles une telle participation est directement en rapport avec les activités et responsabilités du travail dépendant de la disponibilité des fonds et d’autres facteurs.
2. La priorité pour participer à des conférences sera accordée aux membres du personnel dont les papiers (publications scientifiques) ont été acceptés pour l’exposé. Les limitations de financement, les charges de participation payées par des membres du personnel ne faisant pas d’exposés seront relativement rares. Remarquez que l’acceptation d’une recherche pour exposé ne garantit pas disponibilité des fonds pour le voyage et autres dépenses.
3. Les procédures ci-après s’appliquent à la participation à des conférences :

• Les membres du personnel souhaitant participer aux conférences appropriées doivent présenter à leur superviseur une brève demande écrite qui renseigne sur le thème et les dates des évènements, la nature de leur participation (par exemple présentation ou pas d’un résumé), et le coût approximatif de la participation.
• Le superviseur apprécie la justesse de la conférence et la participation du membre du personnel concerné. Puis, (de concert avec la haute direction de l’ISTEMS) détermine la disponibilité ou pas des fonds. (L’autorisation peut être conditionnée par la présentation d’un résumé.)
• Le principe de l’autorisation de participer à une conférence internationale est acquis, le Fondateur recherche auprès des agences de financement tous les moyens nécessaires pour participer et payer le voyage
• Les membres du personnel qui participent à des conférences aux frais de l’ISTEMS sont tenus présenter un rapport sur les activités de la conférence et sur les points saillants au profit du personnel resté sur place.

Les membres du personnel qui doivent valider des unités de valeur en formation professionnelle continue pour des diplômes ou pour d’autres raisons sont encouragés à le faire par d’autres moyens qui n’exigent pas de voyage et/la participation à une conférence ; les options fondées sur les sites web et autres imprimés peuvent être mises à contribution.

Les membres du personnel qui veulent participer à leurs propres frais peuvent à des conférences ayant un rapport avec le travail peuvent le faire à condition que les autres tâches ne soient pas compromises Toute période à passer en dehors des travaux réguliers doit faire l’objet d’une concertation préalable entre l’employé et son superviseur. Si la conférence est vraiment importante pour les attributions du poste et si les autres travaux n’en seront pas affectés, le Fondateur – sur recommandation du superviseur de l’employé – peut autoriser l’utilisation du temps de travail de l’employé pour participer à la conférence Autrement, il devra attendre les congés.

STRUCTURE DE L’ORGANIGRAMME

Il est fait obligation aux gestionnaires de se doter d’un organigramme facilement accessible à tout le personnel présentant les Rôles, responsabilités, et lignes hiérarchiques qui doivent être clairement définis et bien véhiculés. (Voir ci-joint)

ADHESION

L’ISTEMS ne rembourse pas les frais d’adhésion de ses employés à des organisations professionnelles.

GESTION DE LA PERFORMANCE 

La procédure d’évaluation formelle de la performance a pour objectif de fournir une claire compréhension des attentes du travail à l’employé et à son superviseur. Cette pratique permet d’évaluer les capacités de l’employé à satisfaire aux exigences et aux et objectifs fixés et constitue un moyen de mesurer les améliorations à l’avenir.

• PERIODE D’ENGAGEMENT A L’ESSAI

La procédure d’engagement à l’essai pour les recrues décrite ci-dessous doit être adaptée aux dispositions légales localement en vigueur.

Pour les recrues, la période d’engagement à l’essai des employés nouvellement recrutés est de 90 jours en général.

La période d’engagement à l’essai, comme son nom l’indique, est une période d’essai au cours de laquelle nouvel employé et superviseur évaluent la motivation de l’employé, ses qualifications, son attitude et ses performances dans les conditions réelles de travail.  Durant cette période, une base doit être fixée/mise en place relativement aux objectifs et performances standards requis qui servira de base d’évaluation.

Fin de la période d’engagement à l’essai : Si, à la fin de la période d’engagement à l’essai l’employé le reçoit aucune notification écrite pour insatisfaction, alors il est engagé à plein temps.

Prolongation de la Période d’Engagement à l’Essai: Un engagement à l’essai peut être prolongé de 60 jours calendaires supplémentaires avec un préavis notifié par écrit à l’employé.  Si l’engagement est ainsi prolongé, la lettre de notification doit indiquer à l’employé les critères précis à satisfaire. Avant la fin de la période de prolongation, le superviseur doit réévaluer ses performances. Le travailleur doit être avisé s’il a rempli ces critères et réussi ce deuxième essai. S’il n’a pas réussi, on peut mettre fin au contrat.

• L’EVALUATION DES PERFORMANCES

Pour les recrues, les évaluations de performance peuvent être conduites au moins une fois par trimestre conformément à un programme régulier. Le Bureau doit utiliser la procédure d’évaluation technique et comportementale.

Très important :

• Les informations issues d’une évaluation des performances sont stricte, confidentialité et doivent être traitées avec beaucoup de prudence. Les évaluations écrites doivent être secrètement conservées dans un dossier verrouillé dans les bureaux de l’ISTEMS.
• Les employés qui désapprouvent les résultats de leur évaluation peuvent faire des commentaires à ce propos dans l’espace prévu sur le formulaire à ce sujet ou s’ils le désirent le faire sur une feuille séparée au Fondateur sous plis fermé.
• Le RH est disposé à fournir un soutien permanent dans le développement et la mise en œuvre de l’évaluation des performances en donnant des exemplaires de formulaires d’évaluation, une formation générale, des exposés et un encadrement personnalisés.
  • MESURES DISCIPLINAIRES.

Avertissement Verbal: Un avertissement verbal est généralement donné par le superviseur direct de l’employé et/ou le Fondateur

Blâme Ecrit: Le blâme écrit est donné par le Fondateur généralement à la suite d’un avertissement verbal qui n’a pas été suivi d’un changement de comportement du fautif ou si la gravité de la faute professionnelle exige une preuve écrite. Un exemplaire développé par le RH pour blâme doit figurer dans le fichier personnel de l’employé et pris en compte dans l’évaluation annuelle des performances.

Audition pour Indiscipline: L’ISTEMS peut choisir l’option d’audition pour indiscipline comme méthode dans les cas où un employé local aurait prétendument commis un acte d’indiscipline susceptible de justifier sa suspension salariale ou la résiliation de son contrat.

Suspension salariale: Un employé, recrue locale, peut faire l’objet d’une suspension salariale aussi longtemps que cette mesure reste en conformité avec les dispositions du droit social localement en vigueur. Le conseil juridique local devra être consulté assez souvent.  Elle n’intervient qu’en cas d’échec des deux mesures précédentes ou lorsque la gravité de la faute est telle qu’une mesure plus corsée doit être prise. Une infraction disciplinaire est réputée grave en raison de sa nature particulièrement intentionnelle, répétitive et exposant l’ISTEMS à des risques inutiles.

RESILIATION DE CONTRAT

Pour s’assurer que les employés ne sont pas sujets à des pratiques arbitraires et discriminatoires au moment de la résiliation de leur contrat, tous les cas de mise en chômage technique ou de décharge doivent être discutés avec les différentes parties à l’acte avant la notification de l’ISTEMS à l’employé. S’il s’agit d’une recrue locale, la consultation doit inclure y compris dans le cas d’un expatrié le Fondateur, le RH et le conseil juridique local.

1. DEMISSION

La démission est une rupture volontaire du contrat de travail à l’initiative de l’employé. Les employés de l’ISTEMS en général doivent émettre un avis écrit à au moins 30 jours calendaires avant leur démission et les employés expatriés à au moins 90 jours calendaires de préférence avant leur démission

Pour les recrues locales, les paiements des allocations de congé cumulé, des indemnités de rupture de contrat et de tous les autres droits au travailleur seront faits en fonction des dispositions du droit social. Le congé ne sera pas pris à partir du moment où l’employé fait sa notification jusqu’à son dernier jour de travail sans l’autorisation préalable.

• MORT/DECES

En cas de décès d’un employé, recrue locale, la famille de l’employé défunt recevra tous les avantages auxquels il aurait eu droit après démission tels que déterminés par le droit.

• SEPARATION INVOLONTAIRE DES RECRUES

L’ISTEMS attend de ses employés un sens élevé en matière de comportement. Les employés qui ont un comportement inacceptable ou qui violent les règles en la matière seront confrontés à des sanctions disciplinaires proportionnelles à la gravité des fautes commises.

Licenciement pour raison économique (Réduction du Personnel)

A tout moment, pour des raisons économiques, l’envergure des opérations l’ISTEMS peut réduire. Conséquence, le Fondateur peut décider de réduire l’effectif de son personnel ou en mettre en chômage technique. L’ISTEMS mettra tout en œuvre pour informer le personnel avec une bonne avance dans la mesure du possible. Tous ces employés qui seraient ainsi mis en chômage technique auront tous droit à des indemnités telles que stipulées par le droit.

Fin de Contrat et Licenciement pour Cause

La résiliation du contrat ou le licenciement du travailleur pour cause peut résulter d’une performance insatisfaisante comme prévue par le contrat ou par les textes du droit social localement en vigueur.

La mauvaise performance ou une faute professionnelle grave d’un employé entraînera une séparation pour cause. Est considérée comme une faute professionnelle grave, la mauvaise gestion ou la gestion non autorisée ou le détournement des fonds de l’ISTEMS, un comportement violent, les coups et blessures ou toute autre attitude définie comme telle par le Fondateur.

Dans des cas extrêmes, les employés peuvent être licenciés sans préavis. Autrement, les employés licenciés indépendamment de leur volonté par leur superviseur recevront un préavis de licenciement de 30 jours par écrit sauf dispositions contraires à la réglementation en vigueur. A l’appréciation du Fondateur, l’employé peut recevoir un salaire de 30 jours en lieu et place d’une résiliation immédiate à moins que cela ne soit pas permis par la loi. Les raisons de la résiliation du contrat seront appuyées par le superviseur, documents à l’appui et adjoints au fichier personnel de l’employé.

La séparation ne sera appliquée qu’après avoir suivi les procédures prescrites

• ENTRETIEN DE FIN DE CONTRAT.

Un entretien doit être tenu avec chaque employé en fin de contrat avant que le travailleur ne quitte définitivement l’ISTEMS. Les raisons de cet entretien sont les suivantes :

• Assurer que toutes les informations relatives aux règles de licenciement, aux indemnités ont été transmises à l’employé
• Permettre à l’ISTEMS de remplir son engagement quant à ses obligations et connaître les raisons du licenciement
• S’assurer que les registres du personnel sont complets.

Le Rapport d’Entretien de Fin de Contrat doit être rempli par tous les employés mis en chômage technique et leur superviseur.

• FIN DE CONTRAT/LISTE DE VERIFICATION

Pour tous les employés en fin de contrat ou en instance de mutation, un Formulaire de Fin de Contrat/Mutation doit être rempli par le personnel RH et du Service Financier avant de procéder au dernier paiement. Cette procédure vise :

• A s’assurer de ce que les propriétés de l’ISTEMS telles les ordinateurs, les clés, les cartes d’accès ont toutes été restituées.
• A s’assurer de ce que l’autorité de signature et/ ou tous les accès sont interrompus

Pour les recrues ce document doit être transmis à l’équipe de l’ISTEMS.

L’ISTEMS doit clairement exprimer aux employés en fin de contrat ou en instance de mutation que l’ISTEMS disposent d’un droit de propriété sur tous les textes et autres données générés par eux pendant qu’ils étaient en fonction, qu’ils aient été publiés ou pas et qu’ils ne doivent pas les supprimer de leurs ordinateurs  – y compris des parties de leurs dossiers – sans révision et autorisation préalables de leur superviseur, renseigne sur l’utilisation des droits d’auteur et des données.

RESOLUTION DES PROBLEMES ET PROCEDURE DE REVENDICATION

• RESOLUTION DES PROBLEMES

Il est recommandé que si un employé a un problème en rapport avec son travail d’en discuter d’abord avec son superviseur. Si une telle démarche n’est pas possible ou est inappropriée, il en parle au Fondateur pour lui poser le problème.

• LES PROCEDURES DE REVENDICATION

Cette procédure de revendication a pour but de résoudre les différends pour le plus rapidement et de la façon la plus juste possible. Si un employé a le sentiment que les mesures disciplinaires prises à son encontre sont injustes ou s’il a des griefs contre l’ISTEMS, il pourra invoquer la procédure de revendication comme suit :

• Toute revendication doit être soulevée d’abord auprès du superviseur de l’employé et tous les deux, mettront tout en œuvre pour trouver les solutions. S’ils ne parviennent pas à un règlement satisfaisant, la revendication sera portée devant le Fondateur.

• Si la revendication est soulevée pendant que des procédures disciplinaires sont en cours, le préavis de licenciement peut être retardé jusqu’à résolution de la revendication.

La décision sur le problème est définitive sauf si le RH ou Superviseur ou DAF est le mis en cause auquel cas le Fondateur sera compétent pour régler le problème conformément aux procédures de revendication en vigueur.

LA SECURITE DU PERSONNEL

• LES ATTEINTES A LA SECURITE DU PERSONNEL.

Les employés de l’ISTEMS peuvent être exposés à un certain nombre de risque dans l’accomplissement de leur tâche quotidienne. Ces risques vont des accidents de circulation, à une attaque à main armée en passant par les maladies.

L’ISTEMS doit prendre des mesures de précaution en fonction des risques que présente l’environnement de travail. Il importe donc de mettre en place des dispositions de sécurité par rapport aux éléments suivants

• Vol
• Accidents de voyage
• Santé (mentale et physique)
• Menaces en raison de son appartenance à une organisation étrangère ou de sa nationalité étrangère
• Troubles civiles
• Mines anti personnelles et autres matériels de guerre non explosés

Pour des informations sur les pratiques de sécurité ordinaire dans les localités (ISTEMS).

• POLITIQUE VIH DU PERSONNEL

L’ISTEMS accorde une attention particulière aux cas de VIH/SIDA et autres maladies débilitantes sur les lieux du travail. L’objectif de tout n’est-il pas de créer un cadre de travail où tous les membres du personnel sont soutenus, se sentent à l’aise et capables d’aborder leurs besoins ?

En ce qui concerne le VIH/SIDA sur les lieux de travail, les pratiques et procédures suivantes sont recommandées :

• L’ISTEMS ne fera pas de discrimination contre les employés infectés par le VIH/SIDA
• L’ISTEMS garantit à tous ses employés leur accès au poste, leur promotion sécurité, fin de contrat, allocation et opportunité de formation ne seront pas influencés par leur statut sérologique.
• L’ISTEMS interdira le harcèlement de ses travailleurs vivant avec le VIH/SIDA.
• L’ISTEMS protègera ses employés vivant avec le VIH/SIDA contre les stigmatisations et les discriminations sur les lieux de travail.
• L’ISTEMS requerra la confidentialité au regard de ses employés vivant avec le VIH/SIDA. En aucun cas le statut sanitaire y compris le statut sérologique d’un employé ne sera révélé à une tierce partie sans le consentement préalable écrit du travailleur. Un employé de l’ISTEMS n’est tenu par aucune obligation de révéler ou discuter de son statut à un directeur ou un autre employé. Cependant, pour bénéficier des prises en charge VIH/SIDA, un employé devrait informer le SAF ou la personne qui a été nommée Pointeur à qui il aimerait se confier pour bénéficier de ces soins. Ces informations sont confidentielles et ne doivent être révélées aux parties et organisations indiquées qu’avec le consentement écrit du concerné en vue de bénéficier des soins appropriés.
• L’ISTEMS n’exige pas le test de dépistage VIH à ses employés en poste ou aux demandeurs d’emploi. Cependant il encourage ses employés à chercher à se fairedépister volontairement pour leur bien-être et celui de leurs partenaires tant pour cette maladie que pour d’autres à caractère contagieuse.

• EVACUATION ET RELOGEMENT

Par moment, il peut arriver des situations où la sécurité des employés expatriés et/ou des recrues locales est particulièrement menacée. Dans ces conditions le Fondateur devra établir rapidement des plans d’évacuation et de réinstallation du personnel ainsi menacé et leurs protégés dans un endroit plus sécurisant dans le pays. Si la situation commande l’évacuation dans un autre pays, le Fondateur dans la mesure du possible sans toutefois mettre la sécurité du personnel en danger.

En faisant le programme d’évacuation, la RH doit s’assurer qu’elle a sous la main tout ce dont les déplacés auront besoin, entre autre les informations relatives à l’itinéraire d’évacuation et les numéros d’urgence. Elle doit également se préparer à informer les autres de la décision de réinstallation ou d’évacuation, d’organiser le paiement des salaires, donner les instructions claires quant aux nouveaux rôles et responsabilités et établir une communication permanente entre les déplacés et la base.

LE MANUEL DE RECRUTEMENT LOCAL 

1. CONDITIONS

Le manuel de recrutement dont le premier objectif est de renseigner sur les dispositions et procédures d’opération standard supplémentaire à même de faciliter les activités et assurer une certaine conformité avec le droit. Dans la plupart des cas ce manuel constitue le socle ou le document de base à toutes les règles relatives au droit et devoir de l’employeur et définit les relations entre lui et ses travailleurs.

Le Manuel de Recrutement Local doit être mis à jour par le SAF. Toutes ces sections doivent être évaluées annuellement pour savoir s’il n’y a pas de révisions importantes à faire. S’il y a des révisions à faire, elles doivent être mises en œuvre en temps opportun.

Tous les employés, recrues locales ont droit à un exemplaire du Manuel de Recrutement Local lors de leur recrutement et doivent en accuser réception.

Les employés expatriés doivent recevoir une copie du Manuel de Recrutement Local dès qu’ils commencent leur travail dans le pays. Bien que ce manuel n’est pas approprié pour définir les relations entre les expatriés et l’ISTEMS, il l’est particulièrement dans la supervision des recrues locales et la conformité des expatriés aux procédures en matière d’utilisation du téléphone cellulaire, en matière de sécurité.

1. CONTENU

Le Manuel de Recrutement Local doit aborder les questions de l’emploi spécifiques au contexte Cameroun  et le Contenu possible :

• Autorité dirigeante, en termes de droit de travail spécifique du pays
• Recrutement du personnel, procédure d’engagement à l’essai, évaluation des performances et les règles de fin de contrat.
• Les allocations du personnel, les heures supplémentaires, (où la loi locale le stipule expressément), les jours fériés, les permissions, les ruptures de contrat
• Règlement du personnel relatif au VIH
• Statut du travail au regard des droits et obligations qui en découlent

D’autres exemples possibles du contenu :

• Procédures pour les visiteurs
• Plan de sécurité
• Règle sur l’utilisation du téléphone cellulaire
• Procédures relatives aux équipements et fournitures de bureau
• Couverture de l’assurance locale et procédures de réclamation
• Procédures relative à l’appui en informatique

• REVISION LEGALE

Le Manuel de Recrutement Local doit être révisé par un conseil juridique local dans sa première phase de rédaction et un avis écrit doit être conservé dans les fichiers du Bureau. Lors des mises à jour des parties importantes avec des modifications significatives cette même démarche doit être suivie pour assurer la conformité avec la réglementation en vigueur.

LES REGISTRES DES RESSOURCES HUMAINES

La conservation complète et mise à jour des registres des ressources humaines est très importante pour l’efficacité des opérations, l’efficacité de la gestion des RH, la documentation en cas de revendication et pour les preuves en cas de litige.

Au recrutement, chaque employé devra fournir des informations et des documents. La liste des éléments variera en fonction des besoins de l’ISTEMS mais pourrait comprendre :

• Une Fiche de Renseignement Biographique de l’Employé
• 2 photos format passeport
• Des copies des attestations et certificats légalisées
• Photocopie du Certificat de mariage, si nécessaire.
• Photocopies des extraits de naissance des enfants
• Une photocopie de la Carte de Sécurité Sociale
• Une photocopie du Permis de Conduire
• Les informations appropriées relatives au compte bancaire pour l’état des salaires

Un dossier confidentiel sur chaque employé sera conservé. Ce dossier sera constitutif mais non limité aux éléments suivants :

• Profil d’emploi
• Contrat de Travail ou Lettre d’Embauche signé par l’employé et le Fondateur de l’ISTEMS Accusé de réception de POS
• Curriculum vitae sans photo
• Certificats et attestations
• Numéro d’Identité
• Contact en cas d’urgence
• Informations relatives aux personnes à charge (noms, lien de parenté, date de naissance), appuyées par les extraits de naissance et certificats de mariage
• Correspondances essentielles
• Evaluations de performance
• Blâmes écrits.

Tous les dossiers du personnel seront sauvegardés dans un endroit sécurisé sous la garde du SAF ou du RH s’il en existe un. Tout employé peut accéder à son dossier avec avis adressé au Fondateur et en présence du SAF

Toutes les informations à caractère privé conservées dans le dossier du personnel sont confidentielles et ne sauraient être révélées pour inspection qu’à la demande dûment autorisée, avec consentement écrit de l’employé ou par voie légale.

Les employés doivent signaler à leur superviseur immédiat et au SAF tout changement tel que l’adresse physique ou postale, numéro de téléphone, personne à contacter en cas d’urgence, changement légal du nom, changement au niveau des qualifications académiques ou professionnelles.